Een effectief onboardingsproces is dé sleutel tot langdurige betrokkenheid en tevredenheid onder nieuwe medewerkers. Toch is onboarding voor veel organisaties nog steeds een onderbelicht onderwerp. Terwijl een goed ingericht onboarding programma niet alleen zorgt voor een warm welkom, maar ook de basis legt voor loyaliteit, motivatie én productiviteit. In dit blog nemen we je mee in de zeven essentiële fases van een succesvol onboardingsproces en geven we tips om jouw onboarding programma te verbeteren.
Waarom een goed onboardingsproces onmisbaar is
Een sterke onboarding maakt het verschil: nieuwe collega’s voelen zich tot 70% meer welkom en 50% meer betrokken wanneer het onboardingsproces goed geregeld is. Het draait niet om een losse introductiedag, maar om een doorlopende reis van minstens een jaar. Die reis – het onboarding programma – begint op het moment dat het contract wordt getekend en gaat veel verder dan de eerste werkdag.
Fase 1: Pre-boarding – contact vóór dag één
Wist je dat 28% van de nieuwe medewerkers afhaakt voordat ze überhaupt aan hun eerste werkdag beginnen? Daarom is het essentieel om in de pre-boardingfase contact te houden. Denk aan een welkomstvideo, een persoonlijk kaartje of alvast wat leuke informatie over het team. Deze kleine gebaren maken een groot verschil in het gevoel van verbondenheid.
Fase 2: De eerste werkdag – een warm welkom
De eerste werkdag zet de toon voor de rest van het dienstverband. Zorg voor een warm ontvangst, een overzichtelijk introductieprogramma en – waarom niet – een leuke verrassing op het bureau. Introduceer de nieuwe collega aan het team en maak ruimte voor een eerste informeel gesprek. Een positieve start blijft lang hangen.
Fase 3: De eerste week – begeleiding met een buddy
Verdeel de informatie over meerdere dagen en stel een buddy aan die de nieuwe collega begeleidt. Zo voorkom je informatie-overload en geef je ruimte om alles op het eigen tempo op te nemen. Een dynamisch introductieprogramma, waarbij afwisseling zit in wat iemand moet weten, doen en ervaren – zoals de ‘Mix Of Experiences Boarding’ – maakt de ervaring rijker en effectiever.
Fase 4: De eerste maand – reflectie en groei
De eerste weken vliegen voorbij. Sluit de maand af met een gelijkwaardig gesprek waarin feedback wordt gedeeld en wederzijdse verwachtingen worden uitgesproken. Dit maakt het onboardingsproces persoonlijker en effectiever. Laat zien dat je investeert in hun groei, en dat zij invloed hebben op hun rol in het team.
Fase 5: Na 100 dagen – evaluatie en richting
Na ongeveer drie maanden is het tijd om de balans op te maken. Wat gaat goed? Wat kan beter? Waar liggen kansen voor ontwikkeling? Deze fase is cruciaal voor het behouden van betrokkenheid. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat medewerkers die zich betrokken voelen in deze fase, 59% minder kans hebben om binnen het eerste jaar te vertrekken.
Fase 6: Het eerste jaar – van collega naar ambassadeur
De onboarding eindigt niet na een paar maanden, maar strekt zich idealiter uit over het hele eerste jaar. Gebruik dit moment om samen terug te kijken én vooruit te blikken. Wat zijn de groeidoelen? Hoe kunnen zij ambassadeur worden voor jullie organisatie? Een goed onboardingsproces eindigt met een vliegende start richting duurzame inzetbaarheid.
Veelgemaakte fouten in het onboardingsproces
Ook al hebben veel organisaties een onboarding programma, toch worden er vaak fouten gemaakt die de effectiviteit ondermijnen. Een veelvoorkomende valkuil is dat het onboardingsproces stopt na de eerste week. Hierdoor missen nieuwe medewerkers belangrijke informatie, begeleiding en momenten van verbinding op cruciale punten in hun eerste maanden. Onboarding is geen sprint, maar een marathon.
Een andere fout is een te eenzijdige benadering: enkel focussen op praktische zaken zoals ICT-instellingen en HR-documentatie. Hoewel dit belangrijk is, draait een goed onboardingsproces ook om cultuur, verbinding en persoonlijke groei. Zorg dus voor een balans tussen ‘need to know’ en ‘nice to know’ – en vergeet vooral het ‘fun’ element niet.
Daarnaast zien we vaak dat organisaties geen feedback vragen van nieuwe collega’s over hun onboarding ervaring. Juist deze feedback is goud waard: het helpt je om het onboarding programma continu te verbeteren en beter af te stemmen op verschillende functies en persoonlijkheden.
Tot slot is het belangrijk om het onboardingsproces te laten aansluiten op de bredere employee journey. Denk hierbij aan persoonlijke ontwikkelplannen, interne mobiliteit en loopbaanpaden. Als onboarding goed geïntegreerd is in de totale werkervaring, vergroot dit niet alleen het werkgeluk, maar ook de retentie en prestaties op de lange termijn.
Tips voor een krachtig onboarding programma
-
Zorg voor structuur, maar laat ruimte voor persoonlijke invulling.
-
Gebruik technologie (zoals onboarding apps) om informatie beschikbaar te maken.
-
Betrek het team actief bij de onboarding van nieuwe collega’s.
-
Meet en evalueer het onboardingsproces regelmatig.
Onboarding als onderdeel van de complete medewerkersreis
Bij Goals zien we onboarding niet als een losstaand traject, maar als een essentieel onderdeel van de bredere kandidaat- en medewerkersreis. De manier waarop je nieuwe collega’s verwelkomt, vormt namelijk de brug tussen recruitment en duurzame inzetbaarheid. Een goed onboardingsproces haakt naadloos in op de verwachtingen die al tijdens het sollicitatieproces zijn gewekt.
Benieuwd hoe je de gehele reis – van eerste contact tot betrokken ambassadeur – strategisch inricht? Bekijk dan ons Employer Branding Model en ontdek hoe onboarding daar perfect in past.
